Benutzungsordnung des Archivs

Der Sächsische Landtag unterhält gemäß § 12 Satz 1 Archivgesetz für den Freistaat Sachsen ein eigenes Archiv. Es ist Bestandteil des Referates Informationsdienste, Parlamentsdruckerei.

(1) Das Parlamentsarchiv des Sächsischen Landtags ist für die Archivierung des Schriftgutes des Landtags, seiner Ausschüsse und sonstigen Gremien sowie seiner Verwaltung zuständig.

(2) Aufgabe des Archivs ist die Erfassung, Sammlung, Erhaltung und Erschließung des gesamten im Parlament und in der Parlamentsverwaltung anfallenden archivwürdigen Schrift- und Bildgutes sowie von Ton- und Bildträgern.

(3) Die Erschließung seiner Bestände dient vorrangig der Arbeit des Parlaments sowie der wissenschaftlichen Forschung.

(1) Die Bestände des Parlamentsarchivs stehen einer Benutzung offen, soweit diese Benutzungsordnung keine Beschränkungen vorsieht.

(2) Die Benutzung der Bestände erfolgt in der Regel im Lesesaal der Bibliothek während der festgelegten Öffnungszeiten. Archivalien, die vertraulich, besonders wertvoll oder umfangreich oder nur in einem Exemplar vorhanden sind, können nur im Benutzerraum des Parlamentsarchivs eingesehen werden.

(3) Durch die Nutzung der Archivbestände darf die Arbeit des Landtags und seiner Gremien, insbesondere der Ausschüsse, nicht behindert werden.

(4) Die Nutzung vollzieht sich im Rahmen eines öffentlich-rechtlichen Nutzungsverhältnisses. Urheber- und Persönlichkeitsrechte sind zu beachten.

(1) Die Benutzung der Bestände steht allen Mitgliedern des Landtags, den Mitarbeitern der Fraktionen und der Landtagsverwaltung zu.

(2) Darüber hinaus ist die Benutzung jedermann möglich, der ein berechtigtes Interesse glaubhaft macht.

Zum Bestand des Parlamentsarchivs gehören:

• Parlamentaria des Sächsischen Landtags (Drucksachen, Plenarprotokolle, Ausschussprotokolle), Haushaltpläne, Verkündungsblätter,
• Gesetzesdokumentationen des Sächsischen Landtags,
• eine Auswahl von Tageszeitungen,
• Verwaltungsakten des Sächsischen Landtags,
• Sonderformen (Videoaufzeichnungen der Plenarsitzungen des Sächsischen Landtags, Video- und Audiokassetten zu verschiedenen Wissensgebieten).

Die Einsichtnahme in die Protokolle der Ausschusssitzungen wird durch § 41 Abs. 3 Satz 4 der Geschäftsordnung des Sächsischen Landtags (GO) sowie durch die gemäß § 41 Abs. 5 GO als Anlage 4 zur Geschäftsordnung erlassene „Richtlinie zur Behandlung der Ausschussprotokolle“ (Anlage) geregelt.

(1) Der Bestand Gesetzesdokumentation gliedert sich in zwei Bereiche:

•  1 Exemplar mit Ausschussprotokollen
•  1 Exemplar ohne Ausschussprotokolle

(2)  Die Benutzung des Exemplars mit Ausschussprotokollen erfolgt in sinngemäßer Anwendung der Regelungen des § 6; die Benutzung des Exemplars ohne Ausschussprotokolle erfolgt in sinngemäßer Anwendung der Regelungen des § 4.

(1) Abgeschlossene Vorgänge/Akten der Landtagsverwaltung, die zur Erfüllung ihrer Aufgaben nicht mehr benötigt werden, sind dem Parlamentsarchiv zur Übernahme anzubieten.

(2) Die Einsichtnahme in persönliche Akten und Abrechungen, die beim Landtag über Landtagsmitglieder geführt werden, ist nur den Betreffenden gestattet. Wünschen andere Mitglieder des Landtags Einsicht in diese Akten, so darf dies nur mit Zustimmung des Betreffenden und des Präsidenten geschehen (vgl. § 13 Abs. 2 GO).

(3) Die Einsicht in die Verwaltungsakten des Landtags steht neben der abgebenden Stelle jedem Präsidiumsmitglied mit Genehmigung des Präsidenten zu (vgl. § 13 Abs. 3 GO).

(4) Die Einsicht in die Personalakten ist nur auf Beschluss des Präsidiums zulässig  (vgl. § 13 Abs. 3 Satz 3 GO). Das Einsicht nehmende Präsidiumsmitglied hat die Einsichtnahme und deren Zeitpunkt durch Unterschrift zu bestätigen.

(5) Dritten Personen ist die Einsichtnahme in die allgemeinen Akten nur mit Zustimmung des Präsidenten gestattet. Soweit es sich um Akten eines Ausschusses handelt, soll der Präsident das Benehmen mit dem Vorsitzenden des betroffenen Ausschusses herbeiführen.

(6) Für die Benutzung sonstigen personenbezogenen Archivgutes durch Dritte gelten die Vorschriften des § 10 Abs. 1 - 4 des Archivgesetzes für den Freistaat Sachsen. Es ist durch geeignete Maßnahmen sicherzustellen, dass schutzwürdige Belange Betroffener nicht beeinträchtigt werden.

(1) Die Einsichtnahme in die Videoaufzeichnungen der Plenarsitzungen ist jedermann gestattet.

(2) Mitglieder des Landtags können im Bedarfsfall Kopien ihrer eigenen Redebeiträge erhalten. Eine Veröffentlichung der Videoaufzeichnungen ist nur insofern zulässig, als ausschließlich der Redner selbst gezeigt und der darüber hinausgehende Bildanteil entfernt wird.

(3) Bei einer beabsichtigten Veröffentlichung, die ausschließlich allgemeinen Informationszwecken Dritter dienen und keiner Eigeninteresse inhaltlicher Art des Veröffentlichenden unterstützen oder fördern soll, überwiegt das Informationsbedürfnis der Allgemeinheit gegenüber dem Persönlichkeitsrecht der neben dem Redner Abgebildeten, und das gesamte sichtbare Bild darf gezeigt werden. Voraussetzung für die Herausgabe und die Veröffentlichung der Aufzeichnungen zu einem solchen Informationszweck ist die Einwilligung des Präsidenten.

(1) Die Anfertigung von Kopien ist grundsätzlich zulässig.

(2) Das Anfertigen von Kopien der Protokolle nichtöffentlicher Ausschusssitzungen ist nicht gestattet. Gleiches gilt für die Unterlagen nach § 8 Abs. 2 und 4.

(3) Für Dritte ist die Anfertigung von Kopien gebührenpflichtig. Die Gebührensätze werden auf Anfrage bekannt gegeben.

Im Allgemeinen ist eine Ausleihe der Archivalien nicht möglich.

(1) Die Archivalien sind schonend zu behandeln. Das Anbringen von Vermerken oder Unterstreichungen in den Texten ist nicht zulässig. Die innere und äußere Ordnung der Archivalien darf nicht verändert werden.

(2) Bei Verlust oder Beschädigung der Archivalien hat der Benutzer Schadenersatz bis zur Höhe der Wiederherstellungskosten zu leisten.

Dritte im Sinne des § 4 Abs. 2 verpflichten sich, dem Landtag das Erscheinen einer gedruckten Arbeit, die unter wesentlicher Inanspruchnahme des Archivbestandes gemäß § 5 entstanden ist, unter Angabe des Verlages oder einer anderen Bezugsquelle unaufgefordert anzuzeigen. Entsprechendes gilt für anderweitig vervielfältigte und zur Verbreitung bestimmte Arbeiten.

Benutzer, die gegen die Bestimmungen dieser Ordnung verstoßen, können von der Benutzung ausgeschlossen werden.

Über Ausnahmen von den Bestimmungen der Benutzungsordnung entscheidet der Präsident des Landtags.

Die Benutzungsordnung tritt am Tag ihrer Veröffentlichung in Kraft.

Dresden, 29. September 2009
gez.
Dr. Matthias Rößler